Структура
Общий отдел
Основными задачами Отдела являются:
1. Обеспечение четкой организации и обеспечения функционирования единого порядка делопроизводства в Администрации и ее структурных подразделениях.
2. Организация контроля за прохождением и исполнением документов в системе электронного документооборота.
3. Своевременная регистрация поступающей и отправляемой корреспонденции в системе электронного документооборота.
4. Обеспечение единого порядка документирования, учета и прохождения документов, поступающих в Администрацию города, и исходящей корреспонденции с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело», а также выдачу справочной информации о прохождении и состоянии рассмотрения корреспонденции поступившей в Администрацию города.
5. Подготовка документов на получение наград.
6. Организация работы по подготовке и проведению массовых мероприятий (выборов, торжественных массовых мероприятий городского масштаба).
7. Организация подготовки поздравлений и награждений наградами и поощрениями главы Администрации города Шахты коллективов предприятий, независимо от форм собственности, учреждений, организаций и граждан за заслуги в развитии экономики, науки и иной деятельности.
8. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в Администрации и структурных подразделениях.
9. Регистрация постановлений и распоряжений Администрации города Шахты.
10. Осуществление контроля за соблюдением порядка подготовки, оформления и издания муниципальных правовых актов в соответствии с Регламентом Администрации города Шахты.
11. Осуществление регистрации договоров и соглашений.
12. Организация обеспечения технического обслуживания, материальное обеспечение работников Администрации и содержание в надлежащем состоянии зданий, оборудования, транспортных средств.
13. Организация и участие в разработке планов текущего и капитального ремонта муниципальных зданий и подсобных помещений, закрепленных за Администрацией города Шахты.
14. Обеспечение хозяйственного обслуживания в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений.
15. Организация работы по благоустройству территории Администрации и праздничного оформления муниципальных зданий, закрепленных за Администрацией города Шахты.
16. Своевременное оформление документации для проведения диагностики и технического осмотра автотранспорта.
17. Своевременное формирование лимитов потребления на коммунальные ресурсы.
18. Ведение учета находящихся в эксплуатации материальных ценностей.
Подразделение осуществляет следующие функции:
1. Своевременную регистрацию поступающих в Администрацию документов в системе электронного документооборота, внесение проектов резолюций главы Администрации города, постановку на контроль, снятие документов с контроля, прикрепление электронного файла к входящим документам, оперативную передачу их на рассмотрение руководителям.
2. Контроль за прохождением, исполнением документов в установленные сроки, предупреждение нарушений контрольных сроков исполнения документов посредством системы электронного документооборота, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов.
3. Отправку документов структурных подразделений Администрации почтовыми отправлениями.
4. Формирование Номенклатуры дел Администрации.
5. Организацию проведения массовых мероприятий в Администрации города и общегородских мероприятий.
6. Организационное обеспечение проведения выборов в части подготовки нормативно-правовых документов, передачи данных по учету регистрации избирателей в ТКСА ГАС Выборы.
7. Организацию работы, связанную с поздравлениями руководителей аппарата Правительства Ростовской области, работников Администрации и руководителей сторонних предприятий и организаций (в соответствии с утвержденным списком) с днями рождений, юбилейными датами, профессиональными праздниками.
8. Осуществляет разработку и изготовление бланков документов, применяемых Администрацией города.
9. Ведет учет Героев Социалистического труда, полных Кавалеров Орденов Трудовой Славы, Почетных граждан города Книгу Почета города.
10. Организацию торжественных приемов главы Администрации города Шахты.
11. Формирование недельных планов работ заместителей главы Администрации, годовых и квартальных планов и отчетов Администрации.
12. Составление и обновление адресных и телефонных справочников работников Администрации, предприятий и организаций города.
13. Формирование графика дежурств работников Администрации в дни выборов, праздничные дни.
14. Формирование графика дежурств автомашин Администрации города Шахты и предоставление по заявкам работникам отделов аппарата Администрации дежурного транспорта.
15. Обеспечение запроса дежурного автотранспорта у заместителей главы Администрации, руководителей департаментов и отделов Администрации города.
16. Формирование пакета документов для оформления постоянного пропуска в Правительство Ростовской области заместителям главы Администрации города.
17. Выполнение копировально-множительных работ Отдела.
18. Получение и отправку электронной почты Администрации города.
19. Формирование списков присяжных заседателей по городу Шахты.
20. Формирование и своевременная передача на постоянный срок хранения подлинников постановлений и распоряжений в ГКУ «Центр хранения архивных документов в г.Шахты Ростовской области».
21. Качественная подготовка и своевременное предоставление нормативных и правовых актов для включения в регистр муниципальных нормативных актов и передачи в прокуратуру города Шахты.
22. Ведение регистрации и учета доверенностей Администрации города Шахты.
23. Осуществление регистрации заявлений, прием и хранение подарков, ведение журнала учета подарков, полученных главой Администрации города Шахты, муниципальными служащими Администрации в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями.
24. Ведение Реестра координационных и совещательных органов при Администрации города Шахты.
25. Подготовка документов в Областную комиссию по наградам на представление к награждению областными наградами и поощрениями жителей города Шахты по ходатайству главы Администрации города Шахты.
26. Подготовка и сопровождение документов по утверждению официальных символов города в Геральдическом Совете при Президенте Российской Федерации.
27. Ежедневное осуществление мониторинга поступления межведомственных запросов в системе исполнения регламентов, внутриструктурного контроля за соблюдением сроков подготовки и направления ответов.
28. Своевременное и качественное осуществление подготовки и направления ответов на межведомственные запросы (как на бумажных носителях, так и в электронном виде).
29. Содержание в исправности здания Администрации города Шахты и в чистоте территории двора, в соответствии с санитарными нормами.
30. Обеспечение хозяйственного обслуживания, в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений.
31. Контроль исправности оборудования (освещение, система отопления, вентиляция, водоснабжение, канализация).
32. Внесение предложений в разработку планов текущих и капитальных ремонтов зданий, систем отопления, водоснабжения, канализации, гаражей.
33. Обеспечение подразделений Администрации канцелярскими принадлежностями, мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации управленческого труда, осуществление наблюдения за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
34. Организация оформления необходимых документов для заключения контрактов на оказание услуг.
35. Контроль рационального использования материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
36. Оформление контрактов по закупке товаров, работ и услуг для нужд Администрации и структурных подразделений Администрации.
37. Ведение учета и выдачи выборного оборудования, атрибутики, оснащение необходимым оборудованием избирательных участков города.
38. Организация проведения диагностики и технического осмотра автотранспорта в органах ГИБДД.
39. Организация хозяйственного обслуживания совещаний, конференций и семинаров, проводимых в Администрации.
40. Осуществлять мероприятия по выполнению требований пожарной безопасности в зданиях Администрации и проводить соответствующие инструктажи с сотрудниками.
41. Формирование сметы расходов на противопожарную сигнализацию, на ремонтные работы по содержанию зданий и сооружений, на автомобильные запчасти, канцелярские товары и хозяйственные товары.
42. Ведение учета находящихся в наличии материальных ценностей, своевременное оформление актов установки на приобретенное оборудование и актов списания на пришедшее в негодность.
43. Контролировать соблюдение требований охраны труда, безопасных приемов и методов работы в Администрации города.
44. Проведение вводного инструктажа по гражданской обороне с вновь принятыми в Администрацию г. Шахты сотрудниками в течении первого месяца их работы.
Перечень нормативных правовых актов, определяющих полномочия
(Тип: документ Microsoft Word. Размер: 24 KB)
| Сотрудник: | Подразделение: | Должность: | Контактная информация и график приёма: |
|---|---|---|---|
Мысова Ольга Сергеевна |
Начальник отдела
|
|
Сведения о персональных данных субъектов персональных данных размещены с согласия субъектов персональных данных
-
Муниципальные документы: решения представительного органа власти
Локальные документы: распоряжения
-
Раздел находится в стадии наполнения
-
Раздел находится в стадии наполнения
-
Проектов не найдено
-
Раздел находится в стадии наполнения
-
Раздел находится в стадии наполнения